Como fazer um bom relatório de vendas? - 15-10-2018

 

 

Vender pode ser considerada uma das principais tarefas dentro das empresas, pois é por meio dessa atividade que vêm os lucros. Entre outros aspectos, a prática é o que ajuda no crescimento do negócio. Por essa razão, esse processo deve ser feito com planejamento estratégico e o relatório de vendas torna-se muito importante nesse quesito. 

Neste artigo, entenda como fazer um bom relatório de vendas e quais são os principais pontos a serem mensurados. Boa leitura!

Por que fazer um relatório de vendas?

A atividade de vendas em uma empresa está em constante evolução e os clientes acompanham de perto essa curva, sempre exigindo novas formas de abordagem e maneiras de relacionamento para optarem por uma empresa e não pela sua concorrente. 

Para mensurar todas essas exigências, além de outros fatores, acompanhar os resultados quantificados e mensuráveis é muito importante para esse profissional. Isso explica a relevância de acompanhar relatórios completos.

Qual é o papel do relatório de vendas nas empresas?

O relatório de vendas tem um importante papel nas organizações, pois podem ser essenciais não apenas para a área comercial, como também para os outros setores da empresa. 

Marketing

Isso se justifica devido ao fato de que o documento pode conter informações úteis para o departamento de marketing. Pense, como é possível produzir peças publicitárias e anúncios que vão caminhar de acordo com aquilo que é desejado pelos clientes sem dados concretos sobre eles? Essa estratégia só é possível porque, a partir do relatório, os profissionais terão mais conhecimentos sobre anseios e necessidades dessas pessoas. 

Por meio das análises contidas nesse documento, é possível que as equipes de vendas e marketing trabalhem em sintonia, com informações relevantes sobre o potencial público. A partir dele, os profissionais não correrão os riscos de utilizar técnicas antigas de vendas, causando o afastamento do cliente e impossibilitando o fechamento do negócio. 

Assim, é possível evitar ruídos nas informações, definir quais são os melhores tipos de abordagens e analisar a performance de vendas naquele mês. 

Cobranças

Outro setor da empresa que pode ser bastante beneficiado com o relatório de vendas é a área de cobranças. Isso porque o departamento terá uma listagem completa de todas as vendas realizadas por período. Assim, é possível agilizar a abordagem para que os consumidores paguem por aquilo que foi contratado ou comprado, evitando inadimplências. Dessa forma, o relatório também contribui para a boa saúde financeira da empresa. 

A partir dessa análise, é possível planejar investimentos, controlar o fluxo de caixa, fazer contratações e pagamentos, entre outras atividades fundamentais para o funcionamento do negócio. De modo geral, o relatório oferece datas e valores a serem recebidos, possíveis descontos, quais clientes são bons pagadores —  permitindo realizar campanhas de fidelização —, o número de contatos com cada cliente até o pagamento, entre outras informações.  

Gestão geral

Vale destacar, ainda, que o relatório contribui para tomadas de decisões estratégicas. De acordo com as métricas obtidas divididas por período, o gestor poderá analisar quais foram as ações satisfatórias e as insatisfatórias.

Quais indicadores devem constar em um relatório de vendas? 

Os indicadores que devem fazer parte do relatório de vendas varia de acordo com a realidade da empresa. Isso porque cada negócio tem as suas particularidades.

No entanto, existem algumas métricas que geralmente estão presente em todos os tipos de relatórios. Selecionamos as principais. Acompanhe! 

Taxas de conversão

As taxas de conversão têm como objetivo fazer com que a empresa entenda qual é o retorno de todos os investimentos realizados. Engana-se quem pensa que isso inclui apenas o dinheiro, pois também é avaliado tempo e força de trabalho. 

A partir do momento em que uma pessoa toma conhecimento dos serviços ou produtos oferecidos pela empresa, ela passa por um processo denominado funil de vendas, que segue uma série de processos até que a compra seja de fato efetivada.

Caso as taxas de conversão estejam baixas e revelem que sua empresa está muito distante de cumprir a meta, será necessário repensar as técnicas de abordagem (um trabalho que deve ser feito em conjunto com a equipe de vendas e de marketing) e, quem sabe, até mesmo oferecer treinamentos de reciclagem aos vendedores de acordo com os resultados alcançados. 

Ticket médio 

O ticket médio é o valor médio que cada cliente gasta em seu negócio em um período específico, seja o seu empreendimento físico ou virtual. A partir dessa métrica, é possível entender não apenas a média com que seus clientes compram de você, como também avaliar quais produtos ou serviços geram um retorno maior. 

A partir de sua análise em um relatório de vendas, é possível entender se os produtos ou serviços ofertados ganham ou perdem valor de mercado. Assim, as equipes de vendas e de marketing podem tomar decisões mais estratégicas para valorizar adequadamente os seus produtos ou serviços. 

A conta é bem simples. Basta somar as suas vendas e dividir pelo número total de clientes que fizeram as compras, possibilitando uma tomada de decisão mais eficiente. 

Quantidade de negócios fechados 

É importante, ainda, que o relatório contenha a quantidade de vendas realizadas por dia. No caso de as metas não serem cumpridas, deve-se avaliar quais os fatores que estão fazendo com que isso aconteça. 

É necessário que o gestor avalie casos individuais no momento de analisar essas métricas. Ao comparar dois vendedores, é possível que algum deles tenha feito mais vendas, mas com valores bem inferiores a outro profissional que fez menos vendas. Dessa forma, torna-se fundamental, mais uma vez, a sintonia entre vendas e marketing, com o objetivo de estabelecer ações para melhorar a performance dos profissionais de acordo com a sua necessidade. 

Interações realizadas

É necessário que os vendedores coloquem em seu relatório de vendas diário as ligações telefônicas feitas, a quantidade de visitas aos clientes ou e-mails enviados.

Dessa forma, é possível identificar quais as abordagens mais eficientes e também perceber se é necessário intensificar ou diminuir as interações realizadas.

É interessante, ainda, identificar quais desses canais são mais eficientes para o vendedor e quais deles trazem mais resultados para a empresa. 

Como criar um relatório eficiente? 

Com o objetivo de criar um relatório de vendas eficiente para o seu negócio, é necessário seguir um passo a passo. O foco aqui é não deixar passar nenhuma informação importante para esse documento. A seguir, confira algumas dicas de como fazer um bom relatório de vendas. 

Registre apenas as informações mais relevantes

É comum algumas empresas colocarem em seu relatório de vendas informações desnecessárias. No entanto, não perca tempo preenchendo aquilo que não acrescentará para a sua estratégia. Analise o que realmente é preciso e evite desgastar força de trabalho com registros irrelevantes. 

Padronize os relatórios

É recomendado que os relatórios tenham um layout padrão, que deve ser seguido por toda a equipe de vendas de sua empresa. Assim, ficará mais fácil localizar dados e coletar informações de maneira ágil para definir as métricas. 

Inclua metas

Por questões de comparação, é importante que sejam incluídas as metas nos relatórios. A intenção é que toda a equipe de vendas possa compreender qual é a meta e, caso não seja possível cumpri-la, pensar em meios para tornar isso viável. 

Defina prazos

A equipe de vendas precisa ter a cultura de descrever todas as suas tarefas diárias. Por essa razão, incluir prazos para a entrega dos materiais é necessário. Dessa forma, todos terão uma data para produzir o relatório, não atrasando as entregas para muito além do exigido pela empresa. 

Ao ler este artigo, você pôde perceber que para elaborar um bom relatório de vendas, é necessário se tomar cuidado com os detalhes e pensar muito nos principais indicadores a serem avaliados. Para isso, saiba qual é a realidade da sua empresa e defina as métricas mais precisas que contribuirão para a sua estratégia. Dessa forma, é possível melhorar seus resultados por meio da análise mensal desses documentos.

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